Situatie vóór de overstap
Levi & Meli draaide vanuit huis. Een druk gezin met twee jonge kinderen, een eigen bedrijf, een webwinkel aan huis en een garage van ongeveer 20 m² vol stellingen en voorraad. Tussen werk, voetbaltraining, eten op tafel en gezinsleven door moesten de pakketten elke dag op tijd weg. Al meerdere jaren dichtbij op vakantie zodat er elke dag toch nog even snel de orders gedaan konden worden.
Waarom overstappen spannend was
De nieuwe herfstcollectie kwam eraan, terwijl de bestaande bakken al uitpuilden. Tegelijk zorgde de uitverkoop van de oude collectie voor extra orders. De overstap voelde daardoor risicovol: downtime, extra kosten, technische koppelingen en alle lopende zaken die gewoon door moesten. Daarbovenop zat de aanname: fulfilment is waarschijnlijk te groot en te duur voor ons, zeker met dunne retailmarges.
Wat er moest gebeuren
De operatie moest in één weekend worden overgezet. WooCommerce moest gekoppeld worden aan Picqer. De voorraad moest worden ingescand, producten moesten worden gecontroleerd en databasefouten moesten worden opgelost. Daarbij bleek dat Logystix een hoger dataniveau vraagt dan zij thuis nodig hadden: EAN-codes stonden niet overal goed, sommige producten waren niet scanbaar en labels klopten niet altijd
Wat goed ging
De communicatie en begeleiding vielen direct op. De klant gaf ongevraagd twee keer het compliment: “Voor de communicatie krijg je een 10.” Ze voelden zich meegenomen in het proces, niet alleen “overgezet”. Daarnaast kregen ze voor het eerst sinds lange tijd echt overzicht in hun voorraad.
Wat rommelig of leerzaam was
Het inscannen van de voorraad liet zien dat er in de oude situatie veel dataruis zat: ontbrekende barcodes, verkeerd gelabelde producten en foutieve of incomplete EAN-data in WooCommerce. Dat is precies de verborgen rommel die bij groei zichtbaar wordt. Niet omdat de ondernemer het slecht doet, maar omdat een thuisproces op een gegeven moment niet meer genoeg structuur geeft.
Wanneer live
Zondagavond draaide de eerste order live.
Dag 1
Op maandagochtend was Levi & Meli operationeel. De eerste dag gingen er 35 orders uit.
Wat je kunt doen: als je een overstap overweegt, reken de terughaalkosten gewoon mee in je vergelijking. Vaak verdient een overstap zich binnen enkele maanden terug, maar je wilt het bedrag kennen voordat je begint.
Lessen na 30 dagen draaien
Zo nu en dan zit er nog een databasefout in. Een shirt werd aangeduid als een ‘short’ (tikfoutje ergens in de database). Een bikiniset waarvan het topje ontbreekt, en zo nu en dan een item dat blauw is, maar als geel in het systeem staat. De orders elke dag op tijd lukt prima, en de ondernemers achter Levi & Meli zijn nu lekker twee weken op vakantie met het hele gezin.
